Quy trình xin Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá -

Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa là gì?

Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa hay còn được viết tắt là C/O là một tài liệu quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu. Được cấp bởi cơ quan chính thức của quốc gia xuất khẩu, đóng vai trò xác định nơi sản xuất của hàng hóa.

Trong giao dịch quốc tế, C/O thường được sử dụng để người nhập khẩu tại nước đến có cơ sở hưởng ưu đãi thuế quan nếu hàng hóa đáp ứng điều kiện của hiệp định thương mại tương ứng. Ngoài ra, C/O còn giúp cơ quan hải quan kiểm tra nguồn gốc hàng hóa, hạn chế gian lận xuất xứ và đối chiếu thông tin giữa hồ sơ xuất khẩu – nhập khẩu.

Ví dụ, nếu doanh nghiệp Việt Nam xuất khẩu hàng sang Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản, ASEAN hoặc EU, người nhập khẩu có thể yêu cầu C/O phù hợp để được xem xét hưởng ưu đãi thuế theo hiệp định thương mại liên quan. Tuy nhiên, việc được hưởng ưu đãi hay không còn phụ thuộc vào mẫu C/O, quy tắc xuất xứ, hồ sơ chứng minh và quy định tại nước nhập khẩu.

Vì sao doanh nghiệp cần xin C/O khi xuất khẩu hàng hóa?

Doanh nghiệp cần xin C/O không chỉ để hoàn thiện bộ chứng từ xuất khẩu, mà còn để hỗ trợ đối tác nhập khẩu tại nước ngoài được hưởng ưu đãi thuế nếu lô hàng đáp ứng quy tắc xuất xứ.

Một C/O hợp lệ có thể giúp:

Chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa.
Hỗ trợ người nhập khẩu hưởng ưu đãi thuế quan.
Tăng độ tin cậy của bộ chứng từ xuất khẩu.
Hạn chế rủi ro bị nghi ngờ gian lận xuất xứ.
Đáp ứng yêu cầu từ đối tác, ngân hàng hoặc cơ quan hải quan nước nhập khẩu.
Hỗ trợ quá trình thanh toán quốc tế nếu bộ chứng từ có yêu cầu C/O.
Giúp doanh nghiệp xuất khẩu chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng quốc tế.

Tuy nhiên, không phải lô hàng nào cũng tự động được cấp C/O. Doanh nghiệp cần chứng minh hàng hóa đáp ứng quy tắc xuất xứ theo mẫu C/O tương ứng. Nếu hồ sơ không đủ căn cứ chứng minh xuất xứ, doanh nghiệp có thể bị yêu cầu bổ sung hoặc không được cấp C/O như mong muốn.

Bộ hồ sơ xin cấp Chứng nhận Xuất xứ (C/O)

Bộ hồ sơ cần chuẩn bị để yêu cầu cấp Chứng nhận xuất xứ (C/O) bao gồm các giấy tờ sau:

Đơn yêu cầu cấp C/O đã được điền đầy đủ, ký tên và đóng dấu theo mẫu quy định.
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) hoàn chỉnh theo mẫu.
Bản sao tờ khai xuất khẩu hải quan đã hoàn tất thủ tục.
Bản sao hóa đơn mua bán của hàng hóa.
Bản sao vận tải đơn hoặc chứng từ vận tải tương đương.
Bản tính toán chi tiết giá trị khu vực hoặc mã HS nguyên liệu và sản phẩm đầu ra (tùy theo tiêu chí áp dụng).

Đối với thương nhân đưa ra đề nghị C/O lần đầu hoặc sản phẩm mới, ngoài các tài liệu trên, có thể được yêu cầu cung cấp thêm tài liệu như:

Quy trình sản xuất
Thông tin về nguyên liệu
Hợp đồng mua bán
Giấy phép xuất khẩu
Các chứng từ liên quan khác.

Theo Thông tư 40/2025/TT-BCT, quy định về cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa và chấp thuận bằng văn bản cho thương nhân tự chứng nhận xuất xứ hàng hóa xuất khẩu được ban hành ngày 22/06/2025; Cổng thông tin điện tử Chính phủ đăng tải toàn văn văn bản này để doanh nghiệp tra cứu khi cần đối chiếu quy định hiện hành.

Với hồ sơ xin C/O, doanh nghiệp không nên chỉ chuẩn bị chứng từ theo danh sách chung. Điều quan trọng là phải kiểm tra xem bộ chứng từ đó có đủ để chứng minh xuất xứ của chính lô hàng đang xuất khẩu hay không.

Ví dụ, nếu hàng hóa được sản xuất từ nguyên liệu trong nước, doanh nghiệp cần có chứng từ mua nguyên liệu, thông tin nhà cung cấp, quy trình sản xuất và bảng định mức phù hợp. Nếu hàng hóa sử dụng nguyên liệu nhập khẩu, doanh nghiệp có thể cần thêm tờ khai nhập khẩu nguyên liệu, chứng từ đầu vào và căn cứ chứng minh hàng hóa đã đáp ứng quy tắc xuất xứ sau quá trình sản xuất tại Việt Nam.

Quy trình khai báo và cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa mới nhất

Quy trình xin cấp C/O cần được chuẩn bị cẩn thận từ bước xác định mẫu C/O đến bước kiểm tra lại kết quả sau khi được cấp. Dưới đây là quy trình cơ bản doanh nghiệp có thể tham khảo.

Bước 1: Đăng ký và nộp hồ sơ

Thương nhân đăng ký lần đầu qua Hệ thống quản lý và cấp C/O của Bộ Công Thương (www.ecosys.gov.vn) hoặc trang web của VCCI (http://comis.covcci.com.vn)

Điền đầy đủ thông tin, đính kèm hồ sơ theo yêu cầu trên hệ thống hoặc nộp trực tiếp tại trụ sở tổ chức cấp C/O.

Bước 2: Kiểm tra và thông báo

Cán bộ tổ chức cấp C/O kiểm tra hồ sơ, xác nhận tính hợp lệ.

Thông báo cho thương nhân về việc chấp nhận, yêu cầu bổ sung hoặc kiểm tra thêm tùy trường hợp.

Bước 3: Thẩm định và phê duyệt

Cán bộ thẩm định hồ sơ bổ sung (nếu có), đóng dấu và ký phê duyệt trên C/O.

Chờ người có thẩm quyền ký cấp phép chứng nhận xuất xứ C/O.

Bước 4: Ký cấp phép và gửi kết quả

Người có thẩm quyền ký cấp phép C/O thông qua hệ thống hoặc ký C/O bằng giấy theo yêu cầu.

Gửi kết quả dưới dạng file PDF cho thương nhân trên hệ thống hoặc truyền trực tiếp qua bưu điện.

Bước 5: Hoàn thành hồ sơ

Cán bộ đóng dấu, cập nhật sổ theo dõi và hoàn tất hồ sơ trên hệ thống.

Bước 6: Trả kết quả

Tổ chức cấp chứng nhận xuất xứ (C/O) trả kết quả cho thương nhân để hoàn tất quy trình nhập khẩu.

Các lỗi thường gặp khi xin cấp C/O

Trong thực tế, nhiều hồ sơ xin cấp C/O bị yêu cầu bổ sung hoặc điều chỉnh không phải vì doanh nghiệp thiếu toàn bộ chứng từ, mà vì thông tin giữa các chứng từ chưa khớp hoặc chưa chứng minh được tiêu chí xuất xứ.

Một số lỗi thường gặp gồm:

Chọn sai mẫu C/O.
Khai sai mã HS.
Tên hàng trên C/O không khớp invoice hoặc packing list.
Sai số invoice hoặc ngày invoice.
Không chứng minh được tiêu chí xuất xứ.
Thiếu bảng kê nguyên liệu.
Thiếu quy trình sản xuất.
Thiếu chứng từ mua nguyên liệu trong nước.
Thiếu tờ khai nhập khẩu nguyên liệu.
Sai thông tin người xuất khẩu hoặc người nhập khẩu.
Khai sai trọng lượng, số lượng, trị giá.
Nộp hồ sơ quá sát thời điểm giao hàng.
Không kiểm tra yêu cầu riêng của nước nhập khẩu.
Không đối chiếu thông tin giữa C/O và bộ chứng từ thanh toán.

Các lỗi này có thể khiến hồ sơ bị yêu cầu bổ sung, kéo dài thời gian cấp C/O, làm chậm bộ chứng từ gửi cho đối tác hoặc khiến người nhập khẩu không được hưởng ưu đãi thuế như dự kiến.

Với các lô hàng xuất khẩu cần C/O, doanh nghiệp nên rà soát bộ chứng từ xuất nhập khẩu trước khi nộp hồ sơ để hạn chế sai sót về invoice, packing list, vận đơn, mã HS và tiêu chí xuất xứ.